1. Responsable de tus datos
Creatipacas es responsable del tratamiento de los datos recopilados para Derby Santorín 2. Puedes comunicarte mediante hola@creatipacas.com.
2. Información que solicitamos
El formulario puede recopilar:
- nombres, apellidos, rango de edad, tipo y número de documento de identidad;
- correo, teléfono, residencia y perfil público de Instagram o TikTok;
- categoría, modalidad, personaje, franquicia y antecedentes de participación;
- una imagen o escaneo del DNI, C4 o carné de extranjería para verificar identidad, edad, categoría y apoyar los protocolos de seguridad;
- datos de la persona adulta responsable cuando el participante tenga 16 a 17 años;
- fotografías cuya publicación sea aprobada directamente por el participante o su persona adulta responsable;
- constancia de las declaraciones y autorizaciones elegidas en el formulario.
3. Para qué utilizamos la información
- recibir, revisar y confirmar la inscripción;
- verificar identidad, edad, categoría y cumplimiento del reglamento;
- coordinar horarios, accesos, cambios y comunicaciones del evento;
- revisar la actividad cosplay visible en el perfil público para verificar trayectoria como cosplayer;
- con una autorización opcional, anunciar el perfil público, los datos de participación y fotografías autorizadas para promocionar Derby Santorín 2;
- facilitar la identificación y atención si ocurre una incidencia durante la carrera;
- documentar y comunicar el desarrollo del evento mediante fotografías y videos;
- atender consultas, incidencias o responsabilidades relacionadas con la actividad;
- proteger la seguridad de participantes y de la organización.
No utilizaremos esta información para invitarte a otros eventos ni para otras finalidades publicitarias sin solicitar un consentimiento independiente.
4. Datos obligatorios y decisiones opcionales
Los campos marcados con asterisco son necesarios para evaluar y gestionar la participación. Sin ellos no podremos completar la inscripción.
Puedes autorizar de manera opcional que Creatipacas anuncie tu participación en la web y redes del evento. En ese caso podremos publicar o mencionar tu perfil de Instagram o TikTok, personaje, franquicia, categoría y únicamente las fotografías que apruebes directamente. Esto permite presentar la lista de participantes y promover Derby Santorín 2. La autorización no incluye tu nombre legal, documento de identidad, correo ni teléfono, y rechazarla no afecta tu inscripción. Creatipacas confirmará contigo qué fotografías pueden publicarse, incluidas las que se produzcan en la sesión oficial para participantes.
Ingresar al grupo de WhatsApp es un requisito de coordinación. Se utilizará para compartir anuncios, horarios, resultados, cambios e indicaciones ante incidencias, además de la coordinación del día del evento y de la sesión fotográfica. El enlace se mostrará únicamente después de enviar correctamente el formulario. Al entrar, tu número y perfil podrán ser visibles para sus integrantes.
El evento tendrá cobertura fotográfica y audiovisual. La difusión de imágenes donde una persona sea identificable se realizará conforme a la normativa de protección de datos y a las manifestaciones de voluntad que correspondan durante el evento.
El perfil social público es obligatorio para verificar publicaciones anteriores de cosplay. Esta revisión también podrá servir para considerar futuras oportunidades de representación del Perú. Antes de utilizar o compartir datos para una oportunidad concreta, se informarán sus condiciones y se solicitará la autorización adicional que corresponda.
5. Quién puede acceder
El acceso estará limitado al personal autorizado de Creatipacas y al personal operativo que necesite información mínima para controlar el evento. Los proveedores tecnológicos utilizados para alojar y proteger el sistema tratarán información por cuenta de Creatipacas y podrán operar infraestructura fuera del Perú.
No venderemos los datos ni los entregaremos a terceros para sus propias campañas comerciales.
6. Cuánto tiempo conservamos los datos
Conservaremos la información hasta el 7 de febrero de 2027 para completar la organización y atender consultas posteriores. Después se eliminará o anonimizará. Podremos conservar únicamente lo necesario durante más tiempo si existe una obligación legal, reclamo o incidente pendiente.
7. Participantes de 16 a 17 años
Solicitaremos los datos y la autorización de una persona adulta responsable. Esta persona deberá revisar la inscripción y acompañar al participante el día del evento. La información se presentará en lenguaje comprensible y se aplicarán medidas adicionales para limitar su acceso. El anuncio opcional de su perfil, personaje y categoría requerirá la autorización de la persona adulta responsable. Cada fotografía que se quiera publicar deberá contar con su aprobación directa. La publicación de otras imágenes identificables de participantes menores requerirá la manifestación de voluntad que corresponda.
8. Tus derechos
Puedes solicitar información sobre tus datos, acceder a ellos, corregirlos, cancelar su uso cuando corresponda u oponerte a determinados tratamientos. También puedes retirar una autorización cuando corresponda, sin afectar los tratamientos que ya se hayan realizado legítimamente. Si retiras la autorización para anunciar tu participación, Creatipacas dejará de realizar nuevas publicaciones y retirará el listado de sus medios controlados cuando sea técnicamente posible.
Escribe a hola@creatipacas.com indicando tu nombre, documento de identidad, solicitud y un medio de respuesta. Si la inscripción corresponde a una persona menor de edad, la solicitud podrá ser presentada por su representante.
9. Seguridad y revisión
Aplicaremos controles de acceso, almacenamiento privado, cifrado y registro de operaciones. La categoría no será decidida únicamente por un sistema automático: la organización revisará la información antes de confirmarla. En las categorías Femenina y Masculina se espera que la persona seleccione Femenina si es mujer y Masculina si es hombre, conforme a sus datos del documento de identidad. Creatipacas realizará la validación y podrá ajustar la categoría si fuese necesario.